קיבלתם מענק מהמדען הראשי? על מה חשוב שתקפידו – שאלות ותשובות

ברכות. זכיתם לקבל מענק מהמדען הראשי / הרשות לחדשנות.
ריכזנו עבורכם שאלות נפוצות, שיסייעו לכם למקסם את המענק.

מי חייב בדווח שעות למדען הראשי?

תנאי לתמיכת לשכת המדען הראשי בהוצאות כח אדם הינו דיווח של כלל העובדים בתוכנית המו”פ (כולל מנכ”ל, בכירים, עובדי חברת כ”א, וקבלני משנה המהווים תחליפי כ”א) באמצעות מערכת שעות ממוחשבת בהקצאה למשימות.
לכן כל עובד או מנהל מחויב לדווח מדי יום על חלוקת זמן העבודה שלו למשימות השונות. לצורך כך, במשך תקופת המו”פ, כל פעילויות החברה צריכות להיות מוגדרות כמשימות בנות דיווח.

הדיווח ייעשה פיזית בחברה עצמה. אם בחברה קיימת תרבות ארגונית של עבודה מהבית אצל חלק מן העובדים, על החברה לקבל מראש את אישור הבודק/הרשות לעניין עבודת הבית אצל עובדים נקובים בשם.

במקרים חריגים בהם הדיווח מתבצע פיזית מחוץ לחברה, על הדיווח לכלול ציון עובדה זו באופן ברור, ביחס לכל דיווח כאמור, וכן סכום סך השעות שדווחו לפרויקט הפיתוח מחוץ לחברה ושיעורן מסך השעות לפרויקט. דיווח מחוץ לחברה, מחייב אישור מראש של הרשות לחדשנות.

הדיווח יעשה בתחילת ובסיום כל יום עבודה עם מעבר פעילות ממשימה למשימה.

מה קורה אם שכחתי לדווח באותו יום?

ככלל, יש לדווח מדי יום מהן המשימות שבוצעו במהלך אותו יום, או לכל המאוחר ביום העבודה העוקב, וזאת מבלי שהדיווח ייחשב רטרואקטיבי. אין לדווח רטרואקטיבית, אלא במקרים של היעדרויות. תיקונים ודיווחים רטרואקטיביים, הן לשעות והן למשימות, יערכו במקרים חריגים בלבד (כגון במקרה של אי סגירת יום בטעות). הקצעת שעות למשימות ביום העבודה העוקב, לא תחשב דיווח רטרואקטיבי.

המשימות יצוינו באופן ברור וחד משמעי, כך שיהיה ברור לעובד, למנהל המו”פ, לחשב ולמבקר החיצוני, כי מדובר בדיווח חריג ורטרואקטיבי. בעת הדיווח הרטרואקטיבי תופיע התרעה כי יש להימנע בעתיד מדיווח רטרואקטיבי.

בנוסף יצוין בבירור מועד ביצוע התיקון ו/או הדיווח הרטרואקטיבי החריג כאמור, וכן יצוין אופי השינוי שבוצע. (למשל המשימה הראשונית אליה הוקצו השעות לעומת המשימה הנוכחית לאחר התיקון).

אחוז התעסוקה יחושב בנפרד.

אין מדווחים למדען הראשי על שעות עבודה ומשימות?

אם אתם מעסיקים פחות מ- 10 עובדי מו”פ, ניתן לדווח ידנית באמצעות קובץ אקסל .

כל חברה המעסיקה למעלה מ-10 עובדים במו”פ, חייבת לדווח באמצעות מערכת נוכחות המאושרת לדיווח ע”י המדען הראשי / הרשות לחדשנות.

בסוף כל חודש יש להנפיק דוח הכולל הצהרת ותאריך הדפסת הפלט. העובד ומנהל הפרויקט יאשרו בחתימתם את ההקצאה למשימות והדיווח כאמור תוך ציון תאריך החתימה בכתב יד. במערכות נוכחות מתקדמות, ניתן להנפיק דוחות חתומים דיגיטאלית.

חשוב לנהל את הדיווחים בצורה מסודרת ושלמה, כולל ביצוע ההחתמות הנדרשות, כבר מהיום הראשון, שכן יתכן שלקראת סוף תקופת המו”פ, חלק מהעובדים כבר לא יעבדו בחברה, ולא תוכלו להשיג אותם לצורך החתמתם. מצב כזה יוצר ליקוי מהותי, בגינו החברה חשופה לקנס כספי.

האם ניתן לדווח למדען הראשי באמצעות הסמארטפון?

ניתן לדווח באמצעות סמארטפון, ובתנאי שהאפליקציה באמצעותה אתם מדווחים מאושרת ע”י המדען הראשי.

במקרה של עובדים מרוחקים הלוקחים חלק בפרויקט, יש לקבל מראש את אישור המדען לדיווח.

האם ניתן לדווח על כל שעות העבודה של עובדי המו"פ?

אנשי המדען מקפידים לממן עבודה על פרויקטים שאושרו ולא כאלו שמבוצעים במקביל לפרויקטים מתוקצבי-מדען.

מה המשמעות של אחוז התעסוקה / משרה?

אחוז המשרה משפיע ומשקלל את תקרת השכר החודשית עבור העובד.

אחוז המשרה של כל עובד בחברה אשר מקבלת מענק מהמדען הראשי מחולק לשניים: אחוז התעסוקה הכולל של העובד בחברה, ואחוז המשרה המוקדש לפרויקט. חשוב להקפיד על דיווח נכון, למשל, אם רק 70% מזמנו של העובד מוקדש לפרויקט הממומן גם מכספי המדען הראשי, יש לדווח על כך. כלומר, העובד מועסק במשרה מלאה, אך רק 70% מהתעסוקה שלו יוכר ע”י המדען (בכפוף לתקן).

חישוב אחוז התעסוקה לתקופת המחקר, יבוצע ע”י המערכת מידי חודש בחודשו באופן הבא:

מס’ שעות תעסוקה ישירות במו”פ X 100, חלקי:
סה”כ שעות עבודה בפועל בכל המשימות (כולל ש.נ.) + סה”כ שעות היעדרות ע”פ תקן (מחלה, חופשה, מילואים, חו”ל).