מדדי ביצוע מרכזיים ככלי להעצמת מחלקת הגיוס

העבודה היומיומית השוחקת והצורך לספק תפוקות בלוחות זמנים צפופים, גורמים לא פעם למחלקת הגיוס בארגון (כמו גם לחברות השמה) להתעלם מההכרח למדוד את תהליך הגיוס. מדידה כזו אם תתבצע ותנותח תאפשר לכם הגברת היעילות, העלאת הפרודוקטיביות ומכאן לחיסכון של זמן וכסף. יתרה מזאת, הידע האסטרטגי שנאסף באופן זה, יאפשר לכם למצב את עצמכם כשותפים תורמי ערך בקבלת ההחלטות בארגון.
 
למה למדוד?
כמעט בכל הארגונים יש צורך למדוד את תהליך הגיוס על מנת לזהות האם אופן העבודה של מחלקת הגיוס נותן מענה מתאים לצרכי הארגון. עובדה ידועה היא שלא כל העובדים המתקבלים לארגון יצליחו בעבודתם. מטרת מחלקת הגיוס היא לשפר את היחס ולוודא שפרופיל העובד המתקבל לעבודה יתאים ליכולות ולכישורים הנדרשים, ולא פחות מכך לתרבות ולצורת העבודה בארגון.
מדידת תהליך הגיוס בארגון תאפשר לכם:
  • תמיכה בקבלת החלטות מה "עובד" טוב בארגון – לדוגמא: מדידת אפקטיביות מקורות הגיוס דרכם הגיעו מועמדים למשרות ספציפיות, תעזור בהחלטה איזו משרה לפרסם באיזה ערוץ.
  •  שיפור ההחזר על ההשקעה – עם זיהוי ערוץ הגיוס האפקטיבי, המגייס יקפיד להשתמש בו למשרות המתאימות ויקטין בכך את ההוצאה המושקעת בפרסום בערוצים שאינם אפקטיביים.
    משא ומתן טוב ומושכל יותר עם נותני השירות, על בסיס מידע בדבר כמות המועמדים המגיעה מערוץ גיוס, איכותם והיחס בין מספר המועמדים המגיע מהערוץ המסוים ביחס למספר המועמדים שהתקבל לעבודה.
    קביעת תקציב הגיוס ביתר קלות ויכולת להצדיק את ההוצאות בפני ההנהלה.
 
מה למדוד?
ההחלטה מה למדוד מושפעת מבחירת המשתנים החשובים לארגון שלכם, הדרישות ממחלקת הגיוס והאתגרים העומדים בפניה. גם אם לא תבצעו מדידה מקיפה של עבודת המחלקה,  עדיין תצטרכו לעקוב לפחות אחרי יעילות מחלקת הגיוס.
יעילות הגיוס יכולה להיבחן בשני אופנים מרכזיים:
מדדי איכות כגון תפוקת העובד שהתקבל לארגון, קרי בחינה לאורך ציר הזמן: 90 עד 180 יום, מיום קבלת העובד לעבודה – עד כמה העובד נמצא כמתאים לדרישות המשרה, כמו גם השוואה בין ציוני הערכה שהעובד מקבל לבין הכישורים הבסיסים עימם הוא מגיע.
דרך נוספת הינה להשתמש באותם מדדים שמשמשים את מחלקת הכספים ומחלקות אחרות בארגון – בחינת התשואה. דוגמא לכך היא בחינה של אחוזי המעבר של המועמדים בין השלבים השונים של תהליך הגיוס: מספר העובדים שהתקבלו לארגון בהשוואה למספר העובדים שרואינו; מספר המועמדים העוברים לשלב השני של הליך הגיוס ביחס למספר העובדים שעברו את השלב הראשון וממשיך הלאה עד לשלב הסופי וכד'. יחס נמוך של מעבר משלב לשלב יכול להעיד על סינון ראשוני לא נכון, הגורם לכך שמספר גבוה של מועמדים שאינם באמת מתאימים מגיע לשלב הבא. לחילופין הדבר יכול להעיד על כך שהמגייסת והמנהל עבורו מגייסים אינם מבינים באותו אופן את דרישות המשרה.
דרך נוספת לבדוק תשואה הינה באמצעות בחינה עלות הגיוס: חלוקה בין סה"כ עלויות הגיוס לבין סה"כ המשרות שאוישו והשוואת עלויות גיוס בין משרות שונות ובין רמות שונות בארגון (כגון הנהלה דרג ביניים  למול עובדי רצפת ייצור). מדידה כזו תשפר את תכנון תקציב המחלקה, כמו גם את חלוקת המשאבים לערוצי גיוס שונים.
חשוב לזכור שמדידה של תהליך הגיוס נועדה לא רק לחסוך בעלויות, אלא גם לשפר את איכות הגיוס באמצעות יצירת סטנדרטיזציה לתהליכי הגיוס השונים בארגון. שיפור התהליך ובנית אמצעיי מדידה חוזרים ועקביים יאפשרו למחלקת הגיוס לפעול בגמישות וביתר קלות בהתאם למדיניות המשתנה של הארגון.

 

מדדים אסטרטגיים בגיוס

מעבר למדדים הנוגעים לתהליך הגיוס: איכות המועמד, הזמן שנדרש לגייס ועלות הגיוס וכד', על הארגון להגדיר למחלקת הגיוס מטרות ברמה האסטרטגית, אשר יתמכו ביעדיו העסקיים.
בין מדדים אלו ניתן למנות מדידה הנוגעת לאיוש פנימי של משרות (% הניידות הפנימית בארגון), מדידה של המגוון התעסוקתי בארגון (התפלגות אוכלוסיות שונות), מיצוב הארגון כמעסיק (מספר הפונים למשרות השונות בארגון בהשוואה בין תקופות שונות ועוד.
בעולם התחרותי של שוק העבודה, מחלקת הגיוס היא הראשונה לחוות את השינויים העוברים על שוק התעסוקה. השימוש במדדים ברמה האסטרטגית והשוואה ביניהם, במיוחד לאורך זמן, יכולים להוות בסיס לדיונים אסטרטגים הנוגעים למגמות בשוק העבודה ואטרקטיביות הארגון  גמקום עבודה. המדידה יכולה לסייע בקבלת החלטות כגון בחירה האם עדיף לבצע הכשרה פנימית לעובדים על מנת שירכשו מיומנויות חסרות לארגון או להתחיל בתהליך גיוס חיצוני.
שימוש אסטרטגי במדדים יכול להיעשות ע"י השוואה בין תוצאות הארגון למול התעשייה/ השוק. ניתן להשוות את הזמן שבו המשרה פנויה ואת הזמן שלוקח לארגון לאייש משרה, ביחס לארגונים אחרים בשוק. פערים במדדים שנמצאו בארגון ביחס לתעשייה או למתחרים, יכולים להוביל לקבלת החלטות הנוגעות לעיצוב מחדש של תהליך הגיוס, בחינה מחודשת של מדיניות השכר בארגון ועוד.
 
ערך מוסף לארגון
ביצוע שוטף ויזום של מדידה וניתוח עבודת מחלקת הגיוס, יאפשר למחלקה למצב עצמה לא רק כגורם שירותי הנותן מענה אפקטיבי לדרישות השונות של הארגון, אלא גם כגוף אסטרטגי יוזם. כך יכולה המחלקה לשדרג את מעמדה ולתמוך בתהליכים אסטרטגיים כגון: זיהוי כישורים חסרים לארגון על מנת לממש יעדים עסקיים; אפשרות להבין ולהשפיע על האופן בו הארגון נתפס (כפונקציה של אטרקטיביות וקלות הגיוס), באילו אופנים ראוי לפעול על מנת על מנת להתמודד בדרך טובה יותר עם התחרות התעסוקתית והעסקית בה פועל הארגון; ואילו פעולות יש לבצע על מנת להבטיח שהמועמד המתאים ביותר ייקלט בארגון בפרק הזמן הקצר ביותר ובאופן הטוב ביותר.

יפעת שני, מנהלת שיווק מוצרים בסינריון