מערכת הנוכחות ככלי להובלת שינויים בתחום ניהול משאבי אנוש

אודות קבוצת גרנות אמבר

גרנות הינה תשלובת חקלאית-תעשייתית הכוללת בתוכה כ- 20 מפעלים ותאגידים, השייכים ל- 42 קיבוצים ומושבים, עם מחזור שנתי מצרפי של יותר מ- 3  מיליארד ש"ח. התשלובת פועלת בענפי המשק הבאים: מימון, חקלאות, תעשייה, תשתיות, אנרגיה, מזון, נדל"ן, השמת עובדים, הדרכה, רכב, סיעוד וטכנולוגית המידע.

גרנות לוגו

גרנות פועלת לחיזוק ופיתוח פעילויות סינרגטיות התומכות ביישוביה. כך, הובילה גרנות מהלך לגיבוש ושמירה של גרעין אחזקות התיישבותי של כ- 25% בחברת תנובה (מתוכן יש לגרנות 6.9%).
בנוסף, מקדישה התשלובת משאבים רבים בחיזוק החקלאות בדרך של סיוע לפיתוח ענפי החקלאות: רפת, לול, אבוקדו, הדרים, הפעלת תאגידי מים ועוד.

אמבר לוגו

אמבר היא חברת מזון לבעלי חיים בחקלאות, הגדולה בתחומה בארץ. היא שייכת למשקי גרונות, משקי הרי יהודה, משקי הנגב ומשקי הדרום.
החברה מייצרת תערובות לענפי הפטם, ההודים, הרבייה, ההטלה, פרות החלב, העגלים, הצאן, הדגים ועוד. בנוסף נותנת החברה מענה לצרכי גידול ייחודיים של לקוחותיה.
לאמבר שני מכוני תערובת מרכזיים: מפעל בצפון באזור התעשייה גרנות ומפעל בדרום בסמוך לקיבוץ בית קמה. בנוסף, 7 מרכזי מזון שהם אתרי יצור מזון לרפתות באזורים שונים בארץ.

האתגרים

חברת אמבר שמה לה למטרה לפתח את ההון האנושי בכל רמות הארגון. האתגר הוא להפוך את ערכי הארגון המוצהרים (מקצועיות, איכות, חדשנות, שירות, הוגנות, האדם במרכז) מתאוריה למעשה, לתרבות ארגונית בפועל, להתנהגות של מעשה יומיום. כדי לשרת מטרה מרכזית זו היה צורך לרענן את התשתיות של מערכות משאבי אנוש (שכר, תיק עובד, נוכחות) כך שיתמכו בערכי החברה ויהוו כלים ניהוליים תומכים לכל שדרת המנהלים. כמו כן, בניית התשתיות אפשרה לחזק סטנדרטיזציה ולחזק את השפה הארגונית והניהולית.  

הפתרון מתחיל במערכת הנוכחות של סינריון

"נקודת המוצא למהלך הרה-ארגון מצויה במערכת הנוכחות של סינריון.
זו התשתית לניהול נכון של כל מערכת התגמול של העובד, ושל משאבי אנוש בכלל." אומרת דפנה קנטור, סמנכ"לית מש"א.

תמונת אווירה: אמבר - מפעל

"על מנת לבנות מדיניות ברורה ושקופה לעובד, יש להתחיל בהסכמי נוכחות מובנים ופשוטים ככל הניתן. על מנת להשיג תוצאה טובה החלטנו שלא להמשיך "טלאי על טלאי" בהסכמי מערכת הנוכחות אלא להתחיל את אפיון הצרכים ובניית ההסכמים מאפס. החלטה זו אפשרה לנו ליהנות מיכולות מערכת סינריון, שהיא מערכת טובה וחכמה ולוגית.  

בשלב הראשון, הוגדרו מחדש כל הסכמי נוכחות כך שיהיו עקביים וברורים ויתאימו למציאות הארגונית. ראשית הוגדרו מספר מצומצם של הסכמי אב, כגון: שבוע עבודה בן 5 ימים או בן 6 ימים, הסכם שעתי, הסכם חודשי, הסכם גלובלי, הסכם עם משמרות, הסכם ללא משמרות, וכיוב'. תחת הסכמי האב הוגדרו הסכמים ספציפיים יותר, כל סוג הסכם הוגדר בהתאם לצרכים אותם הוא בא לשרת והתייחס לרכיבים הנלווים, כגון אופן חישוב חגים, נסיעות, משמרות, עבודת לילה וכד', הכל בהתאם למציאות הנדרשת ולניואנסים של המחלקה או הפעילות. 

תהליך זה הציף לא פעם דילמות ניהוליות והצריך תהליך קבלת החלטות, לעיתים עד לרמת ההנהלה. התרומה המיידית היתה קבלת מערכת עקבית ושיטתית. תרומה נוספת שהתקבלה מהמהלך - הגברת ההבנה והמודעות בקרב המנהלים, בכל הקשור בדרישות החוק ובהבנת אחריותם לאופן ניהול הנוכחות של עובדיהם (שעות נוספות, משמרות, עבודת לילה, היעדרויות וכד').

תהליך יישום ההסכמים ע"י צוות סינריון בוצע באופן שיטתי ומובנה. תחילתו באפיון מסודר והמשכו בתיעוד כל השינויים שנדרשו. ככל שהתקדמנו, הגדרנו מדיניות ועסקנו בפרטים.

התוצאה:

  1. ההסכמים מוגדרים עד לרמת הפרטים הקטנים, המאפשרים חישוב אוטומטי של השכר באופן המדויק ביותר
  2. יכולת התמצאות טובה בסוגי ההסכמים ושיוך נכון של כל עובד ועובד להסכם המתאים לו, בעת קליטת עובד חדש.

המהלך השני שבוצע בארגון היה יישום והטמעה של מערכת השירות העצמי לעובדים ומנהלים, ככלי ניהול לשיפור ביצועים.
מנהלי המחלקות וכל מי שממונה על עובדים קיבלו לידיהם כלי ניהולי, המאפשר להם שליטה ישירה על דיווחי הנוכחות וההיעדרויות של העובדים הכפופים להם, כולל יכולות לנהל נושאים אלה בזמן אמת. בעוד שבמחלקות הייצור משמשת המערכת את המנהלים בלבד בשלב זה, לעובדי המחלקות בעלי נגישות למחשב מתוקף תפקידם (כגון הנה"ח וכיוב') ניתנה אפשרות גישה ישירה למערכת לכל עובד באופן אישי לצורך ביצוע עדכונים, הגשת בקשה להיעדרות וכד'. למנהלי מחלקות אלה נותר לבקר ולאשר את הדיווחים. בשלב הבא יורחב השימוש גם לעובדי הייצור, שידווחו באמצעות מסופונים.

ערך מוסף:

המעבר למערכת הנוכחות החדשה של סינריון לא היה רק מהלך ייעול אדמיניסטרטיבי הפוטר את הארגון מהפצת דוחות מודפסים והזנת תיקונים לפני הכנת שכר. המערכת כולה הפכה להיות מהר מאד בשימוש יומיומי, לבקרה ע"י המנהלים והממונים. היכולת לראות בזמן אמת את תוצאות הנוכחות אפשרה למנהלים להגיב טוב יותר לסוגיות ניהוליות יומיומיות כגון איחורים, שעות נוספות וכד'.
כמו כן, מגוון הדוחות של המערכת מאפשר למנהלים לנטר את הנוכחות וההיעדרויות של עובדיהם, לזהות מגמות כגון התנהגות חריגה לאורך זמן, לבקר את השעות הנוספות ולקבל החלטות כגון תגבור כ"א במידת הצורך ועוד.

"המהלכים שביצענו הביאו לשינוי מהותי בתפיסה של העובדים והמנהלים.
הצלחנו להביא לשינוי בתרבות הארגונית: החדרנו תרבות של הוגנות ושקיפות, בה כל עובד יודע שהוא מקבל את כל מה שהוא זכאי לו. העובדים עצמם הפכו לשותפים ובעלי אחריות בתהליך.
כך הצלחנו להעלות את שביעות הרצון של העובדים.
גם המנהלים זיהו מייד את יתרונות המהלך והיום הם מרגישים שיש להם כלי ממשי לניהול ובקרה בזמן אמת, בו הם עושים שימוש ברמה היומיומית. עבור רבים מהם זוהי המערכת הראשונה שהם פותחים עם הגיעם לעבודה".
דפנה קנטור, סמנכ"לית מש"א (לשעבר)

התוצאה:

1. כלי ניהולי מצויין בשימוש יומיומי של מנהלים וממונים
2. שינוי תהליכי תפיסתי, המעביר את האחריות לידי העובד
3. מעט חריגים לבדיקה בסוף החודש
4. צמצום עבודה אדמיניסטרטיבית וניירת