סיפור לקוח – פתרונות סינריון לניהול מערך העובדים ב- RAM, דרום אפריקה

אודות RAM – שילוח מדלת לדלת

RAM, חברת השילוח מדלת לדלת, היא החברה היחידה בדרום אפריקה הפועלת בגבולות המדינה ללא קבלני משנה. לחברה היסטוריה ארוכה, שאין לה אח ורע, של מסירת משלוחים בביטחון, בשלמות ובזמן.
מאז יסודה ב- 1988, צמחה החברה ושינתה את המבנה שלה, וכיום יש לה 27 מרכזים ברחבי דרום אפריקה, צי ללא תחרות, של למעלה מ- 1,600 כלי רכב, וסגל עובדים המונה כ- 2,800 איש – כולם מחויבים להבטחה של החברה "לטפל בכל משלוח כאילו היה שלך".
RAM מחויבת לנכס המרכזי שלה: העובדים. RAM מעודדת נאמנות עובדים באמצעות תשלום שכר גבוה מהממוצע, טיפוח כישורים ויכולות דרך הדרכות והכשרות שוטפות, כמו גם תוכניות תגמול על פי ביצועים בכדי לתמרץ אותם.

לוגו RAM

האתגרים

ל- RAM יש כ- 2,800 עובדים קבועים: נהגים ועוזרים, אנשי מטה ועובדי מחסנים, עובדים המוצבים אצל לקוחות, וכן עובדים זמניים בתקופות עומס. העבודה מתבצעת במשמרות והעובדים מתוגמלים על פי שילוב בין סידור העבודה לנוכחות, לפיו, לדוגמה, הגעה מוקדמת או מאוחרת למשמרת, מנוכה מהזמן.
פתרון ניהול מערך העובדים (workforce management) הקודם בו השתמשה RAM לא נתן מענה לצרכי הארגון. תבניות המשמרות הקשיחות לא אפשרו שינויי אד-הוק בסידור העבודה, הנחוצים לעיתים קרובות. יתרה מזאת, מנהלים לא יכלו לאשר נוכחות ושעות נוספות על בסיס יומיומי. כתוצאה מכך, חישוב השכר לא היה מדויק וחייב את מחלקת השכר לבצע תיקונים רטרואקטיביים.
RAM, המחויבת לשביעות רצון העובדים ולהתנהלות בהגינות ובשקיפות, חיפשה פתרון המבטיח תשלום מדויק מלכתחילה.

RAM - עובדים וצי רכב

"למערכת הקודמת בה השתמשנו, חסרה פונקציונליות הכרחית אשר הקשתה עלינו והצריכה מאתנו משאבים רבים", אומר סנטיאגו רבליני, חשב כספים ב- RAM. 
"היו אי דיוקים בנושאים כגון משמרות לילה, שעות נוספות, היעדרויות בתשלום, כמו גם אי התאמות בתשלומי שכר, כאשר עובדים קיבלו תשלום יתר או חסר".

הפתרון –Synerion Direct

RAM בחרה פתרונות סינריון לניהול מערך העובדים, לניהול אוטומטי של הנוכחות וההיעדרויות, סידור העבודה, שירות עצמי לעובדים ומנהלים, ואפליקציית סמארטפון לשירות אנשי מכירות ועובדים המוצבים אצל לקוחות.
הפתרונות של סינריון נבחרו בראש ובראשונה משום שהם המאפשרים מחד שימוש בתבניות קבועות של סידור עבודה, ומאידך ניתנים  להתאמה אד-הוק, במידת הצורך. הפתרונות נותנים מענה לכל צרכי עיבוד השכר של עובדי RAM, מורכבים ככל שיהיו.
במערכות של סינריון כל המידע מתעדכן בזמן אמת ובכך מאפשר למנהלים גישה למידע עדכני אודות העובדים שלהם, יכולת אישור נוכחות באופן יומיומי והפקת דוחות נוכחות לצורך הכנת השכר. כמו כן, מנהלים יכולים לראות בקשות היעדרות שטרם אושרו, כמו גם את יתרות הזכאות של כל עובד, וזאת על מנת לקבל החלטה האם לאשר או לדחות את הבקשה. כל אישור היעדרות ע"י הממונה, מעדכן באופן אוטומטי את סידור העבודה.
עומסי העבודה ב- RAM מאופיינים בתנודתיות מיום ליום, כך שהיכולת לבצע שינויים המשתקפים מידית במערכת היא כורח המציאות. עם מערכת סידור העבודה של סינריון, מנהלים יכולים לראות בקלות את סידור העבודה ביחס לעומסי העבודה, ולבצע במהירות את כל ההתאמות הנדרשות.

"הפתרונות של סינריון נותנים למנהלים שלנו את הכלים שהם צריכים בכדי לנהל ביעילות את המחלקות שלהם", אומר סנטיאגו רבליני. "כעת מנהלים נמצאים עם האצבע על הדופק, עם גישה לנתונים עדכניים התומכים בקבלת החלטות, אפשרות ביצוע התאמות אד-הוק ויכולת תגובה מידית למצבים משתנים, במידת הצורך.
מאז שהתחלנו לעבוד עם המערכות של סינריון על-פי שילוב בין סידור העבודה לנוכחות בפועל, רמת הדיוק של חישובי השכר עלתה משמעותית. החיסכון בזמן כתוצאה מכך שאין צורך לחשב מחדש את השכר, צבירות ויתרות היעדרות, כמו גם משימות אדמיניסטרטיביות מיותרות נוספת, שיפר את היעילות ואפילו העלה את שביעות הרצון של העובדים. לעובדים שלנו יש כעת שקיפות לדוחות שלהם והם יודעים שהם מתוגמלים באופן מדויק והוגן".

לאפליקציית הסמארטפון של סינריון, Synerion Mobile Pro, יש יכולות נוספות אשר ישמשו את עובדי RAM, בעיקר אנשי שטח – נציגי מכירות ועובדים המוצבים אצל לקוחות, ללא קרבה לשעונים ביומטריים בתחילת וסיום משמרת, דבר המחייב אותם היום לדווח באופן ידני. עם Synerion Mobile Pro יוכלו עובדים אלה לדווח נוכחות וביצוע במשימות באמצעות הטלפון החכם שלהם, לצפות בגיליון הנוכחות, סידור העבודה ויתרת החופשות שלהם, כמו גם להגיש בקשת היעדרות.

התוצאה

בארגונים מבוזרים כמו RAM, עם ריבוי אתרים ועובדי שטח, פתרונות מקיפים ויעילים לניהול מערך העובדים הם כורח המציאות. הם מהווים פתרון אפקטיבי וידידותי למשתמש, המעניק לארגון נראות ושליטה בנתוני זמן ונוכחות, ומאפשר מבט מקיף יותר על התפעול היומיומי של הארגון.

היתרונות

  • דיוק גבוה בתשלומי שכר והעלאת שביעות הרצון של העובדים,
  • צמצום עלויות ועבודה האדמיניסטרטיבית,
  • יותר גמישות, נראות ושליטה בנוכחות עובדים, לרוחב כל הארגון,
  • תפעול זריז, גמיש ויעיל,
  • ניהול משופר של היעדרויות עובדים,
  • מידע אודות נוכחות עובדים בזמן אמת,
  • תכנון והקצאת עובדים באופן אפקטיבי.