הטיפים של גרטנר לניהול עובדים מרחוק

5 דקות | 27 באפריל 2020

שתף:

"ברוב הארגונים, תכנון תרחישים מתמקד בתגובות התפעוליות הנחוצות בכדי להבטיח המשכיות עסקית. מעטות מהתכניות הללו עוסקות ביכולתם של העובדים להתמקד בעבודתם," אומר בריאן קרופ, סגן נשיא מחקר, בקבוצת גרטנר.

בגרטנר מציעים לאנשי משאבי אנוש לעזור למנהלים עם תשע פעילויות פרקטיות ואמפטיות, שייתנו לעובדים את התמיכה הנדרשת בכדי להתמודד עם רכבת ההרים הרגשית של המשבר שאנו חווים בימים אלה.  

אז, קבלו את 9 הטיפים של גרטנר, שיהפכו את העבודה מרחוק לפרודוקטיבית יותר ויעמיקו את מחוברות העובדים מרחוק.

1. שימו לב לסימני מצוקה של העובדים

נהלו שיחות ישירות ותצפיות עקיפות בכדי לזהות את האתגרים והחששות של העובדים. הבהירו להם בכל הזדמנות שאתם תומכים בהם ודואגים להם. כדי להקל על שיחות סדירות בין מנהלים לעובדים, הנחו את המנהלים כיצד לטפל בנושאים הרגישים ביותר הנובעים מהמצב, כולל תמיכה בעבודה מרחוק, יציבות תעסוקתית וצפי להמשך, השפעה על הציוות ומתח במקום העבודה.

2. תנו לעובדים כלים לעבודה מרחוק

וודאו כי לעובדים יש את הטכנולוגיה הדרושה להם בכדי לעבוד מרחוק, וסביר שמדובר ביותר מסתם טלפון נייד. לדוגמה, אם אתם מצפים מהעובדים להשתתף בפגישות וירטואליות, האם יש להם מצלמות מתאימות?

גם אם אין לכם מערך נרחב של טכנולוגיה וכלים שיתופיים, אתם יכולים לצייד עובדים מרוחקים כך שיתפקדו באופן יעיל. אך אל תצאו מנקודת הנחה שאנשים יודעים לפעול עם תקשורת וירטואלית – או שהם מרגישים בנוח בסביבה כזו.

הכירו בכך שתקשורת וירטואלית היא שונה – ולא תהיה מושלמת – אך עדיין צריכה להיות מקצועית ומכבדת את הזולת. קחו בחשבון שתקשורת וירטואלית עשויה להיות פחות נוחה ויעילה עבור חלק מהעובדים, והנחו את העובדים כיצד לקיים תקשורת ווירטואלית יעילה. לדוגמה, אם לא פתרו בעיה בשישה מיילים, ייתכן שיהיה צורך להתקדם לפגישה וירטואלית כדי לסגור את הנושא.

3. עודדו דיאלוג

דיאלוג דו כיווני בין מנהלים לעובדים מעמיק את המחוברות של העובדים בתקופה של שינויים. מחקרים של גרטנר מעלים כי כאשר העובדים מבינים את החלטות הארגונים והשלכותיהם במהלך השינוי, זה חשוב להצלחת יוזמת השינוי, גם אם העובדים לא "אוהבים" את השינוי.
כך יש לעובדים את המידע והפרספקטיבה שהם צריכים, והם יכולים לבטא ולעבד רגשות שליליים ולהרגיש יותר בשליטה. מנהלים יכולים ליצור הזדמנויות לדיאלוגים דו כיווניים המתמקדים בתמונה ריאלית של ההשלכות החיוביות והשליליות של המצב.

4. תנו אמון בעובדים שלכם

"הדבר הטוב ביותר שאתם יכולים לעשות כרגע כמנהלים, הוא לשדר לעובדים את מלוא האמון והביטחון שהם יעשו את הדבר הנכון – והם אכן יעשו זאת, אם תספקו להם מבנה תומך," אומר קרופ.

גם אם מנהלים חווים מידה מסוימת של אבדן שליטה, מומלץ לא להגיע למצב של מיקרו-מנג'מנט בעת הזו ולא להתמקד במדידת בעיות ביצועים. זה רק יגרום לניתוק של אנשים שממילא חשים לחוצים ומותשים.

5. חזקו את ערכי הארגון

"במהלך משבר זה אתם יכולים להראות לעובדים שלכם שאתם מתכוונים לדאוג להם לטווח הארוך", אומר קרופ.

במהלך השנים האחרונות ארגונים שמו דגש על מחוברות עובדים ובנו סט ערכים המתאר עד כמה אכפת להם מהעובדים שלהם, וחשוב להם ליצור חוויות נהדרות לעובדיהם. דאגו לחזק את הערכים הללו מול העובדים.

המשיכו להקפיד על התנהגות אתית. עפ"י גרטנר, בתקופות של משבר, יש עליה של עד 33% בהתנהגות לא אתית. הזכירו לעובדים את ההשלכות של התנהגות כזו. לשמירה על אתיקה מצד הארגון ומצד העובדים, גם במשבר, יש השפעה פסיכולוגית עצומה על העובדים.

6. השתמשו ביעדים בכדי להיות ברורים

בימים של שינויים, הגדרות התפקיד יכולות להשתנות גם הן, ולהותיר את העובדים בהרגשה שלא ברור להם במה הם צריכים להתמקד. כוונו את העובדים באמצעות הגדרת יעדים ברורים.

"אחד מהכוחות העיקריים המניעים מחוברות עובדים, הוא לראות להם כיצד עבודתם תורמת למטרות החברה", אומר קרופ. "עובדים שמרגישים בטוחים בחשיבות תפקידם להצלחת הארגון, חשים פחות חרדה לביטחון התעסוקתי שלהם."

7. התמקדו בתוצאות ולא בתהליכים

כאשר אנשים עובדים מרחוק ומלהטטים בין העבודה למחויבויות משפחתיות בבתיהם, יש לאפשר לעובדים להשלים את עבודתם בדרכים הקלות והפרודוקטיביות ביותר עבורם.

יתכן שתצטרכו לוותר על "פגישת צוות" בשעה 9 בבוקר. קבעו את שיתופי הפעולה בשעה שנוחה למרבית המשתתפים, והיעזר בכלים וירטואליים ככל שניתן. הקניית גמישות מאפשרת לצוותים להשלים את המטלות בדרך שלהם.

"כמנהל, עליך להפסיק לשים לב לתהליך ולשים לב יותר לדברים שעושים. פשוט דבר עם הצוות שלך על מה שאתה רוצה שישיג, "אומר קרופ.

8. הוקירו עובדים

"בתקופות של חוסר וודאות, הצורך של העובדים להכרה בתרומתם גדל בכ- 30%", אומר קרופ.

הוקרה אפקטיבית לא רק שמניעה את המקבל, אלא משמשת איתות חזק לעובדים אחרים על התנהגויות שעליהם לאמץ. ההוקרה לא צריכה להיות כספית. יש דרכים רבות להוקרת עובדים. מנהלים בארגונים החווים האטה, יכולים לנצל הזדמנות זו, שבדרך כלל אין להם, בכדי לספק הזדמנויות למידה ופיתוח לעובדים.

בגרטנר ממליצים לערוך 'סקרי דופק' פשוטים בכדי לשאול שאלות ספציפיות ולזהות גורמים ראויים להוקרה. באמצעות סקרים וירטואליים כאלה וזיהוי המחסומים עליהם התגברו העובדים או דרכים בהם עמיתים עזרו להם, אתם יכולים לזהות את העובדים הראויים להוקרה, להודות להם ולשתף את הישגיהם עם עמיתיהם.  

9. עודדו חדשנות

"באופן טבעי, בתקופות של חוסר וודאות, עובדים נוטים לקחת פחות סיכונים ולנסות דברים חדשים" אומר קרופ.

אלא שדווקא בתקופות כאלה, חדשנות ואיתה נטילת סיכונים, חשובות להצלחת הארגון ולמחוברות העובדים. להגבלות על חדשנות ועל האפשרות ליטול סיכונים, יש השפעה מזיקה דווקא בקרב העובדים בעלי הפוטנציאל הגבוה שמחפשים הזדמנויות להשפיע. לכן, גם אם אתם מגבילים בעת הזו את ההשקעות שלכם בנושאים חדשים, הדגישו את הצורך בחדשנות בתחומים שאתם כבר עובדים עליהם ובשיפור תהליכים קיימים.

בגרטנר ממליצים למנהלים להדגיש את הערך של המשך המאמץ של העובדים לשפר את הפעילויות שלהם, ולוודא כי כל הסיכונים כדאיים.

יש לכם טיפים משלכם? – שתפו אותנו.

הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו

שתף: