אוטומציה של תהליכי ניהול זמן ונוכחות עובדים:
לא עוד דיווחי נוכחות ידניים הגוזלים זמן וחשופים לטעויות
אודות Bemis
Bemis Flexible Packaging היא חברה מובילה בתחום ייצור אריזות מזון ומשקאות. בראשית 2010 רכשה Bemis Company Inc. את Alcan Packaging Food Americas Division, הכוללת בין השאר את מפעל הייצור שלה בטורונטו, קנדה.
בשאיפה למצוינות במתן פתרונות ושירותי אריזת מזון בסביבה עסקית תחרותית, המפעל בטורונטו השקיע בפתרונות שיסייעו לו להתייעל ולהגביר תפוקה. עם זאת, שעוני הנוכחות הידניים ותהלכי עיבוד הנתונים להכנת משכורות, נותרו כמעט ללא שינוי.
“המשכנו בדיווחי נוכחות ידניים. רצינו לשפר את צורת העבודה הזו, שהיא גוזלת זמן וחשופה לטעויות, ע”י מעבר למערכת ממוחשבת לאיסוף נתוני הנוכחות, עיבודם המדויק והעברתם כהכנה לשכר, בעזרתה גם נוכל לנהל נכון יותר את זמן העבודה, לשלוט בעלויות ולוודא תשלום מדויק.”
אומר איאן מורטון, מנהל משאבי אנוש במפעל הייצור בטורונטו, Bemis Flexible Packaging.
לאחר בחינה של פתרונות לניהול זמן ונוכחות עובדים של מספר חברות, נבחר הפתרון של Synerion (לביא טיימטק לשעבר) בשל התאמתו למורכבות של תשלומי השכר במגזר היצרני. גם המיקוד של Synerion בצרכי הלקוח ומתודולוגיית ההטמעה היעילה של החברה, היוו מבדלים שנלקחו בחשבון בהחלטה על הפתרון הנבחר.
האתגרים
מעקב זמן – תהליך מייגע וגוזל זמן
עם מערך העובדים בפס הייצור במפעל בטורונטו ש- %80 מעובדיו כפופים להסכמי עבודה של איגוד מקצועי, הניהול הידני של מעקב נוכחות היה תהליך מסורבל, עתיר זמן וחשוף לטעויות אנוש רבות. קשה היה לזהות “מי עבד? איפה? מתי? ובאיזה תעריף?” כאשר איסוף הנתונים היה באמצעות כרטיסי דיווח ידניים שרוכזו והועברו בגיליונות אקסל כהכנה לשכר.
האתגר היה אם כן, להבטיח שליטה בעלויות בכל פס ייצור, כמו גם, לוודא תשלום מדויק לכל עובד, בהתאם לעבודה שביצע.
ניטור שעות הנוכחות, שעות נוספות והיעדרויות נעשה רטרואקטיבית על בסיס כרטיסי הנוכחות והיה חשוף לאי-דיוקים כגון: עובד המחתים כרטיס בשם עובד מאחר או תשלום שעות נוספות למרות שהעובד עבד בפועל פחות מהמוגדר בתקן. עדכון נתונים באופן רטרואקטיבי יצר לחץ עצום בשלב הכנת המשכורות והיקשה על חישוב מדויק של התשלום לו זכאי העובד. תהליך ידני זה, שנוהל בגיליונות אקסל, תוקן והוזן ידנית למערכת השכר, היה חשוף לטעויות אנוש ולא אחת חייב ניכויים והפחתות תשלום גם לאחר הכנת חישובי השכר.
הפתרון המשולב שלנו, לחשבות שכר, ניהול משאבי אנוש ונוכחות, חוסך לכם את הצורך בהקמת נתונים במערכות שונות, מאפשר לכם אוטומציה של תהליכים וצמצום אדמיניסטרציה וניירת.
התאמה לחוקת ותקנות עבודה
ההתאמה לחוקת עבודה ולהסכמים של איגודים מקצועיים, דרשה השקעת מאמצים מרובה הן ממחלקת משאבי האנוש והן ממחלקת השכר. העבודה הידנית של איסוף נתונים מדויק, חישוב והפקת דוחות המשקפים את זמני ותנאי העבודה, הייתה כרוכה בהשקעת משאבים רבים והותירה חשיפה לסיכונים בשל אי התאמה לחוקי עבודה והסכמים.
שליטה בעלויות העבודה
מציאת האיזון בין עלויות העבודה לבין שולי הרווחיות הצרים מאי פעם, היא אתגר משמעותי עבור מפעלי ייצור. עם תהליכים ידניים וללא מידע מקיף ודוחות אודות זמן הנוכחות האמיתי והתעריפים השונים במשימות שונות, לא יכלו המנהלים לעקוב אחרי עלויות העבודה בפועל. היעדר המידע הוביל לחריגה בכמות המתוכננת של השעות הנוספת ותוספת לעלויות התפעול.
הפתרון
פתרונות Synerion לניהול מערך העובדים, המפקחים ומרכזים אוטומטית את תהליכי ניהול כוח העבודה במגזר הייצור
המפעל בטורונטו יישם את פתרונות Synerion לניהול מערך העובדים, כמו גם מערכת בקרת כניסה באמצעות זיהוי ביומטרי. כיום, נתוני הכניסה והיציאה של העובדים נאספים באמצעות המערכת ע”י סריקת של כף היד.
“מאז שיישמנו את הפתרונות של Synerion, אני מקבלים תמיד נתונים מדויקים של נוכחות העובדים ושביעות רצון ממערכת סריקת כף היד”
משבח איאן מורטון מ- Bemis Flexible Packaging.
זיהוי השותף המתאים
מחיר סביר לפתרון קל לשימוש
מפעל Bemis Flexible Packaging בטורונטו התנסה בעבר בתהליך הטמעה לא מוצלח של מערכת לניהול זמן ונוכחות עובדים של חברה בינלאומית ידועה.
לתהליך ההטמעה של מערכות Synerion לניהול זמן ונוכחות, כמו גם תמחיר משימות וסידור עבודה, הגיע הארגון מתוך הבנה של מורכבות הנושא. לא היה מדובר בהמרה פשוטה של שעות העבודה לתשלומי שכר, אלא ביישום של פורמטים ותעריפים שונים על פי משימות, וחישובים מורכבים של חופשות והיעדרויות והעברתם לשכר. התהליך לווה בשינוי בתרבות הארגונית ועורר תחילה לא מעט התנגדויות הן מצד העובדים והן מצד הממונים, עד להשלמתו.
“מצאנו ש- Synerion היא שותף אמיתי בעת תהליך מעבר קשה, הנותן מענה פונקציונאלי במחיר סביר לארגון בסדר הגודל שלנו. מתודולוגיית היישום הייחודית של Synerion אפשרה התאמה אישית של הפתרון לתהליכי העבודה שלנו. נשמח להמשך שיתוף פעולה עם Synerion בכל הנוגע לפתרונות לניהול מערך העובדים שיסייעו לנו לייעל את המשאבים שלנו”
סיכם איאן מורטון מ- Bemis Flexible Packaging.
יתרונות הפתרון:
- ראייה כוללת ושליטה טובה יותר על מערך העובדים
- גישה קלה למידע
- הפחתת עלויות העבודה
- עמידה בתקציב
- תשלום שכר מדויק בהתאם לתעריפים והסכמים
- התאמה לחוקת ותקנות עבודה
- הפחתת עומסי עבודה אדמיניסטרטיבית
המערכת מבצעת איסוף אוטומטי של נתוני זמן ונוכחות העובדים ומעבירה אותם לממונים. הממונים קיבלו שקיפות לנתוני העבודה היומיים והשבועיים של הכפופים להם והם יכולים להפיק דוחות. הדוחות מופקים ברזולוציה יומית ושבועית, וכוללים תחקור נתונים עד לרמה של מי עבד, מתי, למשך כמה זמן ובאיזו עמדה.
עדכון ועיבוד המידע מתבצע באופן שוטף במהלך השבוע, כך שלא נוצרים צווארי בקבוק לקראת מועד הכנת המשכורות.
צמצום כמות הטעויות בחישוב שכר ובזמן עיבוד הנתונים
ניהול מדויק של זמן העבודה מביא לחסכון משמעותי בעלויות: “התהליכים החדשים שהכניסה Synerion לארגון, החל מאיסוף אוטומטי של נתוני זמן העבודה, ועד לעיבודי ההכנה לשכר, הביאו לחסכון של לפחות 20% בזמן העבודה של הממונים, מחלקת השכר וגורמים נוספים המעורבים בתהליך” אומר איאן מורטון מ- Bemis Flexible Packaging. תשלומי חובה וניכויים מתבצעים באופן אוטומטי ועלויות השכר מועברות למערכת השכר.
תהליך איסוף נתונים פשוט
עם המעבר מתהליכים הידניים, עתה עובר מידע באופן אוטומטי בין עובדים, ממונים, והאחראיים על סידור העבודה. עבודת מחלקות משאבי האנוש והשכר נעשתה יעילה ומדויקת יותר והם צמצמו את כמות העבודה החוזרת והתיקונים שנאלצו לבצע בעבר. סידור העבודה, אישור שינויים, עדכוני פעילות ואפילו הערות לגבי עדכונים, מוזנים מעמדות הממונים ומחלקות משאבי האנוש והשכר, כמו גם מנהלים וממונים אחרים, יכולים לצפות בהם בכל עת.
מידע מדויק בזמן אמת
עם התגברות הצורך בטיפול יזום בתהליכים עסקיים תובעניים, מנהלים זקוקים לתובנות בנוגע למערך העובדים שלהם. בעזרת המערכות של Synerion, המנהלים והממונים ב- Bemis Flexible Packaging קיבלו חשיפה משופרת של תכנון סידור העבודה ושל הנוכחות בפועל. בתום כל יום עבודה, יכולים הממונים להשוות בין התכנון ובין הביצוע בפועל. מאישור היעדרויות ועד לשינויים ברצפת הייצור המשפיעים על תעריפי שעות העבודה, המידע עתה הוא תמיד מעודכן ומדויק ומוכן לעיבוד ולהעברה לשכר.
שליטה בעלויות
הקשר בין עלויות תפעוליות בפועל לבין תשלומי שכר הביא להתייעלות. גם אם נערכה הקצאת שעות נוספות, המערכת מוודאת תחילה כי העובד השלים את כל שעות העבודה כמוגדר בתקן והשעות הנוספות נספרות רק מעבר לכך. צעד זה בפני עצמו, הביא להפחתה משמעותית בתשלומים עודפים.
דיוק בתשלומים הושג גם באמצעות מדידה מדויקת של היעדרויות, איחורים וחופשות. בנוסף, מערכת תמחיר משימות מבטיחה תשלום לעובד על פי תעריפי המשימה שביצע.
באופן זה וכתוצאה מהתשלום המדויק, השיגו ב- Bemis Flexible Packaging הפחתה בהוצאות תוך עליה בשביעות רצון העובדים, המתוגמלים כעת בהתאם למשימות שביצעו.
הצפי במפעל בטורונטו הוא לחסכון נוסף מידי חודש בעזרת המערכות של Synerion, לאחר השגת החזר על השקעה תוך פחות משנה.
זיהוי השותף המתאים
מחיר סביר לפתרון קל לשימוש
מפעל Bemis Flexible Packaging בטורונטו התנסה בעבר בתהליך הטמעה לא מוצלח של מערכת לניהול זמן ונוכחות עובדים של חברה בינלאומית ידועה.
לתהליך ההטמעה של מערכות Synerion לניהול זמן ונוכחות, כמו גם תמחיר משימות וסידור עבודה, הגיע הארגון מתוך הבנה של מורכבות הנושא. לא היה מדובר בהמרה פשוטה של שעות העבודה לתשלומי שכר, אלא ביישום של פורמטים ותעריפים שונים על פי משימות, וחישובים מורכבים של חופשות והיעדרויות והעברתם לשכר. התהליך לווה בשינוי בתרבות הארגונית ועורר תחילה לא מעט התנגדויות הן מצד העובדים והן מצד הממונים, עד להשלמתו.
“מצאנו ש- Synerion היא שותף אמיתי בעת תהליך מעבר קשה, הנותן מענה פונקציונאלי במחיר סביר לארגון בסדר הגודל שלנו. מתודולוגיית היישום הייחודית של Synerion אפשרה התאמה אישית של הפתרון לתהליכי העבודה שלנו. נשמח להמשך שיתוף פעולה עם Synerion בכל הנוגע לפתרונות לניהול מערך העובדים שיסייעו לנו לייעל את המשאבים שלנו” סיכם איאן מורטון מ- Bemis Flexible Packaging.
יתרונות הפתרון:
- ראייה כוללת ושליטה טובה יותר על מערך העובדים
- גישה קלה למידע
- הפחתת עלויות העבודה
- עמידה בתקציב
- תשלום שכר מדויק בהתאם לתעריפים והסכמים
- התאמה לחוקת ותקנות עבודה
- הפחתת עומסי עבודה אדמיניסטרטיבית.
