רואים רחוק, רואים שקוף

שקיפות במצג שעות העבודה של העובדים מאפשרת פיקוח על מצב העבודה והמוטיבציה, מגבירה את האמון ההדדי בין העובד למעסיק ומאפשרת גמישות תעסוקתית, לטובת העובד והמעביד.
פורסם בסטטוס – ירחון לחשיבה ניהולת – מאי 2011
 
התרבות הארגונית החדשה והאמצעים הטכנולוגיים מאפשרים כיום לעובדים יותר גמישות בניהול הזמן ויכולת לעבוד מכל מקום, בכל זמן.
תרבות זו מובילה גם לשכיחות גבוהה יותר של הסדרי משכורות גלובליות בין העובדים והמעסיקים, המחליפים את הסכמי השכר השעתיים.
עידוד הגמישות בעבודה מביא לרצון של שני הצדדים למדוד תפוקות ולא בהכרח זמן. כיום קימות חברות בינלאומיות הפועלות בארה"ב (ביניהן IBM, Best Buy ואחרות) המעודדות תרבות של ניהול רק על פי תוצאות:
(ROWE – Results-only work environment).
הכוונה היא שכל עוד העובדים עומדים ביעדיהם ומשיגים תוצאות מדידות, אין משמעות למקום ממנו מתבצעת העבודה, או לשעות בהן היא מתבצעת. תפיסה זו תופסת תאוצה בעיקר בארגונים גדולים עם תהליכים מובנים, ומתאימה פחות לארגונים קטנים, שמתאפיינים בנהלי עבודה פחות פורמאליים.
בארץ התבסס נוהג של תרבות עבודה גמישה, בעיקר בחברות הייטק, אך אפילו עובדי המגזר הציבורי שהם הורים לילדים, אמורים ליהנות בקרוב מיום אחד שיסתיים מוקדם יותר בשבוע, שעות גמישות ויותר עבודה מהבית.
לכאורה, תרבות העבודה הגמישה ההולכת ומשתרשת, ועמה הסכמי השכר הגלובאליים מבטלים את הצורך במדידה כמותית של שעות העובד. אולם לגישתי תרבות זו דווקא מחזקת את צורך זה; הן מנקודת מבטו של העובד, המבקש לאזן בין קריירה לחייו האישיים והן מנקודת מבטו של המעסיק, שרואה פחות את עובדיו במשרד.
 
בעקבות הרפורמה; למען העובד
תיקון 24 לחוק הגנת השכר מפברואר 2009, חולל רפורמה בתלוש השכר ומחייב את המעסיק בדיווח לגבי שעות נוספות שבוצעו. אולם כאמור, למעקב אחר שעות העבודה וימי ההיעדרות יש משמעוות מעבר להיבט החוקתי. לארגונים ולעובדים כאחד, יש כיום עניין משמעותי למדוד וליידע זה את זה על כמות שעות העבודה, גם כאשר מדובר בהסכמי עבודה גלובליים.
מדוע אפוא המעקב אחר שעות העבודה חיוני לעובד ולמעסיק?
ראשית, בתקופות של האטה, כשמקצצים במצבת כוח האדם בארגון ולא מגייסים עובדים חדשים, לא פעם מועמסת על העובדים הנותרים עבודה נוספת. שקיפות בהצגת המצב יוצרת הכרה הדדית בעומס, הן מצד המעסיק והן מצד העובד. היא מגבירה את האמון בין הצדדים ומעודדת התגייסות כוללת של העובדים לטובת הישרדות הארגון.
לעומת זאת, בתקופות של צמיחה, כשהתחרות על העובדים גוברת, היכולת לחשב את שכר העבודה לפי שעה מאפשרת לעובד לשאת ולתת טוב יותר על תנאיו. זמן העבודה מול המחשב, המענה למיילים מהבית והקשר הטלפוני הרציף באים גם הם לידי ביטוי ומאפשרים לעובד ולמעסיק לכמת באופן טוב יותר את זמן העבודה.
מדידת שעות העבודה של העובד יוצרת הוגנות בסביבת העבודה ותורמת להרגשה של העובדים כי קיימת חלוקה שווה של נטל העבודה. הדבר אפשרי רק כאשר המנהלים חשופים למידע בדבר שעות העבודה המושקעות.
 
צמצום החשיפה; למען המעביד
מעקב אחר נוכחות נושא יתרונות רבים גם עבור המעסיק. הוא מאפשר למעסיק לנהל באופן אפקטיבי יותר את התקציב המוקצה להיעדרויות עובדים, לוודא שהעובד אכן מנצל את ימי החופשה שלו, ולצמצם שחיקה וכך להרוויח עובד שהתרענן וטען את עצמו נפשית בחופשה.
בנוסף, נתוני זמן והיעדרות הם מרכיבים חשובים בניבוי התנהגויות עובדים. איסוף המידע, בקרה וביצוע השוואות בין עובדים, בין מחלקות ולאורך זמן, יאותתו למעסיק על מגמות הדורשות התייחסות בקרב עובדים ומחלקות, ויאפשרו לו במידת הצורך לפעול לשימור עובדים חיוניים, ולהחליט על סיום עבודתם של אחרים.
לדוגמה, מעקב תקופתי שנעשה אחר נתוני הנוכחות וההיעדרות של עובד מסוים, מצביע על ירידה עקבית בכמות שעות העבודה על למצב בו הוא עובד פחות מהתקן ובמקביל על עליה בכמות האיחורים וההיעדרויות הבלתי מוסברות. מצב זה צריך לאותת למעסיק על ירידה במוטיבציה וסכנה לעזיבה. מידע כזה יכול לסייע למעסיק להיערך בהתאם ובתנאים הנוחים לו.
יתר על כן, במצב בו עובד סיים עבודתו, מרצון ושלא מרצון, המעסיק עלול למצוא עצמו חשוף לתביעות כספיות רטרואקטיביות על אי רישום ואי תשלום השעות. במצב זה, חובת ההוכחה היא על המעסיק.
מעקב אחר מאזן חופשות, מקטין את החשיפה לסיכון של מעסיק במקרה של סיום עבודה, כאשר אז המעסיק יידרש לשלם לעובד עבור יתרת החופש שצבר העובד. מעקב שוטף אחר היתרות, ובמידת הצורך עידוד העובד לנצל את החופש המגיע לו כחוק, ימנעו מהמעסיק בבוא הזמן לשלם סכומים גבוהים.
היעדר דיווח שעות עבודה עלול אף להוביל במקרים מסוימים להתנערות של הביטוח הלאומי וחברת הביטוח מחובתם לשלם גמלה בגין פציעה של עובד, כי לא הוכח שהפציעה נגרמה בשעות העבודה.
אם כן, גם בעידן של הסכמי עבודה גלובליים, השקיפות בנושאים של נוכחות והיעדרות עובדים, מסדירה את האימון ההדדי בין עובדים למעסיקים ומאפשרת גמישות תעסוקתית (עבודה מחוץ למשרד). הדבר אפשרי גם בזכות הטכנולוגיה המתקדמת של אמצעי התקשורת ומערכות המידע החדשניות העונות על הצרכים הנובעים מהתרבות האירגונית החדשה (איסוף שעות מכל מקום, ניהול וניתוח זמן העובד, עלויות של משימות ועמידה ביעדים).
 
 
מאת: יפעת שני – מנהלת שיווק מוצר, סינריון