ניהול תהליך גיוס יעיל ואיכותי
מערכת גיוס עובדים Synerion Recruitment בויצו

אודות ויצו

ויצו (Women's International Zionist Organization), תנועת הנשים הגדולה בעולם, נוסדה בשנת 1920 בבריטניה מתוך מטרה לספק את צורכיהן של נשים וילדים בארץ ישראל. 

כיום פועלת ויצו ל-

לוגו ויצו
  • קידום מעמד האישה בישראל באמצעות חקיקה 
  • פיתוח מנהיגות ומודעות אישית וחברתית למען שוויון נשים בחברה
  • הענקת שוויון הזדמנויות לפעוטות, ילדים, בני נוער וקשישים לצמצום פערים בחברה הישראלית
  • התאמת הצרכים המשותפים בין נשים יהודיות בתפוצות ובין נשים בישראל למען המשכיות העם היהודי וקליטת עליה.

בוויצו מועסקים למעלה מ-5,000 עובדות ועובדים, במאות הפרויקטים והשירותים שמפעילה ויצו למען החברה והקהילה בישראל.

תמות אווירה: פעילות ויצו: הגיל הרך, בתי ספר, רווחת משפחה ומעמד האישה

האתגרים

"הצורך במערכת גיוס עובדים נבע משתי סיבות עיקריות" מסבירה סיון רוזנברג, מנהלת גיוס, הדרכה ופיתוח ארגוני בויצו. "הראשונה היא ייעול. מכיוון שאני אחראית על מספר תחומים, הזמן שאני יכולה להקדיש לנושא גיוס עובדים הוא מוגבל, והייתי חייבת להיעזר במערכת טכנולוגית. הסיבה השנייה היא הצורך לנהל את תהליך הגיוס, תוך תיעדוף ושמירת תיעוד".

"אני מטפלת בגיוס של מפקחות ומנהלות למעונות היום, מנהלי פרויקטים חברתיים, עובדים סוציאליים, מנהלים בדרג בינוני ובכיר ואנשי מטה כגון: מזכירות, הנהלת חשבונות וכספים.
לעיתים יש מצב שבו בנקודת זמן ספציפית אני מטפלת ב- 15-20 משרות פתוחות שעבור חלקן מגיעים מאות קורות חיים ממגוון מקורות גיוס: אתרי דרושים, מודעות בעיתונות, מכרזים פנימיים, חבר מביא חבר ועוד. כולן התנקזו לכתובת מייל אחת.
ללא מערכת, לא היתה לי אפשרות לנהל כל משרה בנפרד, לזהות כפילויות, לתעדף פניות ולתעד פעילות מול המשרה ומול המועמדים עצמם".

הפתרון - מערכת גיוס עובדים Synerion Recruitment

"בחנו מערכות גיוס עובדים של מספר ספקים ובחרנו בזו של סינריון משום שהיתה היחידה שנתנה מענה מקיף ובשל לצרכינו, עם ממשק משתמש נוח וידידותי", אומרת סיון רוזנברג. " זאת ועוד, כלקוחות ותיקים ומרוצים של מערכת הנוכחות של סינריון, אנו מכירים הן את האמינות הטכנולוגית והן את טיב השירות, ולכן העדפנו את הפתרון של סינריון גם בתחום גיוס העובדים."

"הצוות של סינריון התאים את המערכת לצרכים הספציפיים שלנו, הדריך אותנו ע"מ שנוכל למצות את יכולותיה, תמך בנו בכל צורך שעלה וזאת באופן מקצועי, יעיל ומהיר," מסבירה סיון.
"מערכת Synerion Recruitment מאפשרת לנו לקלוט קורות חיים למשרה באופן מסודר, ממגוון מקורות גיוס, לזהות כפילויות, לתעדף ולנהל אותן על פי סדר הגעה, ולנהל את תהליך הגיוס תוך תיעוד מלא של כל שלביו.

"מערכת גיוס העובדים Synerion Recruitment נותנת מענה מלא לצרכי ניהול תהליך גיוס העובדים בויצו.
בזכות המערכת הצלחנו לקצר ולייעל את התהליך ובמקביל להעלות את איכות הגיוס."
סיון רוזנברג, מנהלת גיוס, הדרכה ופיתוח ארגוני בויצו

מדדי ההתאמה של המערכת מסייעים לי בזיהוי מהיר של המועמדים המתאימים יותר לכל משרה.
הגדרנו פרמטרים להתאמה כגון: ותק בעבודה, גיל (אנו משתדלים לעשות אפליה מתקנת בנושא), מקום מגורים והשכלה רלוונטית (תוך דגש על לימודי חינוך במוסדות ספציפיים). בתפקידים מסוימים כגון תפקידי מטה, אנו בוחנים ניסיון תעסוקתי בעמותות, ע"מ ליצור התאמה לתרבות הארגונית שלנו.
המערכת מבצעת התאמה בין דרישות המשרה לקורות החיים של מועמדים פוטנציאלים ומציגה לי בראש העמוד את המועמדים המתאימים ביותר.
למרות שבדרך כלל אני עוברת על כל קורות החיים, שכן ישנם מועמדים שכותבים את קורות החיים בצורה שגוייה ולכן לא יגיעו לראש הרשימה, הרי שניתן להתחיל לקדם תהליך גיוס כבר עם אלה שזוהו כמתאימים ובכך לקצר את משך הזמן לאיוש משרה.

כמי שעושה שימוש יומיומי במערכת, לוח הבקרה שלה הוא כלי מרכזי ומאוד ידידותי למשתמש, הממקד אותי בפניות שטרם טופלו, בהתאמות חדשות שזוהו למשרות פתוחות ובנושאים נוספים הדורשים התייחסות מהירה.

הגדרנו תהליכי עבודה (workflows) עבור סוגים שונים של משרות: יש workflow למכרז פנימי, לתהליך המיועד בעיקר למנהלים וכולל מבחנים והמלצות, ולתהליך הכולל ראיונות וחוות דעת של מנהלים מקצועיים.
כך אנו מתעדים, מנהלים מעקב ומבקרים את תהליך הגיוס, תוך זיהוי חריגה מלוחות זמנים.

עם המערכת הצלחנו לבנות מאגר מועמדים איכותי המהווה "קהילת מועמדים" רלוונטית. הוא מאפשר לי לשלוף בקלות מועמדים שלמרות שלא גייסתי למשרה אחת, יכולים להתאים לאחרת. הנגישות למאגר כזה מאפשרת לי לבצע פנייה יזומה למועמדים איכותיים ובכך להעלות את איכות הגיוס ואף לחסוך עלויות השמה.
בזכות המערכת אני יכולה לזהות סיבות בגינן מועמדים הפסיקו תהליך ולבצע התאמות נדרשות על מנת שלא נפספס מועמדים איכותיים, שהרי המטרה בסופו של יום היא לגייס את הטובים והמתאימים ביותר".

התוצאה:

  • קיצור משך הזמן הדרוש לאיוש משרה באמצעות ניהול תהליך מוסדר ומתועדף
  • העלאת איכות הגיוס ע"י זיהוי המועמדים המתאימים ביותר לתפקיד
  • חסכון בעלויות כגון עמלת השמה, בזכות מאגר מועמדים איכותי שנבנה
  • יעילות משופרת באמצעות כלי ניהולי בשימוש יומיומי
  • יכולת למדוד את אפקטיביות מקורות הגיוס
  • צמצום עבודה אדמיניסטרטיבית והניירת בזכות תיעוד של כל שלב בתהליך.