חום יולי-אוגוסט אוטוטו כאן – היכונו לבוא החופש הגדול

דקות 5 | 13 ביוני 2018

שתף:

אל תתנו לגשם המפתיע באמצע יוני לבלבל אתכם.
אוטוטו מסתיימת שנת הלימודים ואתם תוצפו בבקשות חופשה של הורים אין להם פתרון להעסקת הילדים, או של עובדים שרוצים להימלט מחום יולי-אוגוסט.
זו תקופה מאתגרת למנהלי משאבי אנוש שמתמודדים לא פעם עם בקשות חופשה של הרגע האחרון, מחסור בכוח-אדם וחוסר שביעות רצון מצד עובדים שבקשת החופשה שלהם נדחתה.
אז כיצד צריך להיערך לקראת עונת החופשות?

1. וודאו שיש לכם מדיניות חופשות ברורה

זה נשמע פשוט, אבל מדיניות חופשות ברורה היא הבסיס לניהול הוגן של חופשות. לא משנה אם אתם סטארטאפ, חברה קטנה או בינלאומית, או גוף ציבורי, מדיניות החופשות שלכם צריכה להיות ברורה לכלל העובדים, על-מנת שאלה שיוכלו ליהנות מהזכויות שלהם.
הגדירו בצורה ברורה את המדיניות שלכם לגבי מימוש וצבירה של ימי החופשה להם זכאים העובדים: מכסות, מה קורה לימי חופשה לא נוצלו במהלך השנה, האם אפשר להיכנס ליתרה שלילית של ימי חופשה, מי רשאי לאשר ימי חופשה וכד'.

2. בדקו את צרכי הארגון

סביר שמרבית בקשות החופשה שתקבלו יהיו לחודש אוגוסט. האם הארגון שלכם יכול לעמוד ביעדים בתקופה זו בהיעדר עובדים רבים? באילו מחלקות פחות תרגישו את המחסור בעובדים ובאילו אתם חייבים כמות מסוימת של עובדים על-מנת להמשיך לתפקד? לפני אתם מאשרים היעדרויות, ודאו שמערכת ניהול ההיעדרויות שלכם נותנת לכם תמונה ברורה לגבי הצרכים התפעוליים של הארגון, בכדי שלא תקלעו למצבי חוסר כיסוי הולם והפתעות של הרגע האחרון.

3. עודדו את העובדים להגיש בקשת חופשה מוקדם ככל שניתן

זכות העובדים לחופשה היא בסיסית, ובכלל, אתם רוצים וצריכים לעודד את העובדים שלכם לקחת חופשה ולטעון מחדש את המצברים. לכן מומלץ שתהיו אקטיביים ושתזכירו להם מספיק זמן מראש לתכנן את החופשה ולהגיש בקשה מוקדם ככל האפשר.
יתכן שתרצו לקבוע מדיניות של "כל הקודם זוכה", כלומר, שבמקרה של ריבוי בקשות במועד מסוים, מי מגיש ראשון את בקשת ההיעדרות, יקבל אישור. כך תוכלו להתמודד טוב יותר במקרה של דחיית בקשות. יתכן שתרצו לשקול רוטציה, כך חברי צוות אחרים לא יתרעמו על כך תמיד אותם עובדים מקבלים אישור חופשה במועד הספציפי. קבעו גם כמה זמן מראש יש להגיש בקשת חופשה בכדי שתוכלו לנהל את החופשות בצורה הוגנת.
תהה המדיניות שלכם אשר תהה, הכללים צריכים להיות מוגדרים במדיניות החופשות שלכם.
ואם לא שלחתם עד עכשיו לעובדים שלכם תזכורת לתכנן את חופשת הקיץ שלהם, זה הזמן!

4. ודאו שלעובדים שלכם קל להגיש בקשת חופשה

הגשת בקשת החופשה ואישורה/דחייתה, צריכה להיות פעולה פשוטה, אינטואיטיבית ומהירה. נגמרו הימים של פנייה בכתב למנהל ו/או למשאבי האנוש.
מערכות נוכחות מתקדמות צריכות לאפשר לעובד לראות את ניצול ימי החופשה ואת יתרת הזכאות, להגיש בקשת חופשה ולקבל מענה, באופן פשוט ומהיר, בין אם באמצעות ממשק שירות עצמי לעובד ובין אם באמצעות הסמארטפון שלו.

5. הנחו את המנהלים כיצד לטפל בבקשות חופשה של העובדים שלהם

המנהלים שלכם צריכים למצוא את האיזון הנכון בין זכות העובדים לחופשה לבין הצרכים התפעוליים של הארגון. הם צריכים לפעול לאישור / דחיית בקשות החופשה על-פי הכללים והמדיניות שקבע הארגון בנושא והם צריכים לענות מהר ככל שניתן לבקשה הוגשה להם.
מערכת ניהול ההיעדרויות תיתן להם תמונה מלאה בכדי יוכלו לאשר בקשת חופשה על-פי עומסי עבודה, יתרות זכאות וכללים נוספים שהארגון הגדיר, על מנת שיוכל לנהל את החופשות של העובדים שלהם, בצורה שקופה והוגנת.

6. העסקת בני נוער

תקופת החופש הגדול אינה רק עונת חופשות, אלא גם תקופה שבה ארגונים רבים מעסיקים בני נוער. חוק עבודת נוער קובע הגבלות ותנאים להעסקת בני נוער, השונים מהעסקת מבוגר.
מאז כניסתה של הרפורמה באכיפת דיני העבודה לתוקף, משרד הכלכלה יוזם פעילות מוגברת במיוחד בקרב המעסיקים נוער במהלך חופשת הקיץ. החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה מטיל אחריות אישית ופלילית על המעסיק במידה ולא הוכיח כי עשה כל שניתן להימנע מההפרה ומטיל קנסות כבדים על ארגונים ואף על מנהלים באופן אישי. אז היעזרו במערכת התראות שתאפשר לכם לצמצם סיכונים ולמנוע קנסות ארגוניים ואישיים כתוצאה מהפרה של דיני עבודה גם בתחום העסקת נוער.

7. רווחה

עוד כמה נושאים ששווה לתת עליהם את הדעת לקראת החופש הגדול ויקלו על העובדים שלכם, אלה שיוצאים לחופשה ואלה נשארים:

  1. תשלום דמי הבראהדמי ההבראה משולמים בדרך כלל כתוספת לאחת המשכורות של חודשי הקיץ (יוני – ספטמבר). בחנו מהו המועד האופטימלי לתשלום בארגון שלכם בכדי שתוכלו להקל על העובדים שלכם להתמודד עם עלויות הגבוהות של חופשת הקיץ.
  2. פתרונות להורים – עודדו את העובדים שלכם לעשות משהו משמעותי עם הילדים בתקופת הקיץ ופרסמו להם מבצעים והטבות לפעילויות עם הילדים שספקים רבים ישמחו לתת לכם.
    הציעו פתרונות להורים לילדים בתקופה שלאחר שסיום קייטנות הקיץ, על מנת שיוכלו להמשיך לעבוד ולהרגיש בטוחים כי ישנו פתרון ראוי לילדים שלהם. חודש אוגוסט הוא החודש הבעייתי יותר, ואתם כבר רגילים לראות ילדים מסתובבים במסדרונות המשרד. חלק מהמעסיקים מציעים לעובדים פעילויות ומסגרות מסובסדות וגם אפשרות לעבוד מהבית, אך לרוב תמיד יישארו מספר ימים בהם הם נאלצים להביא את הילדים לעבודה. אז בדקו כיצד אתם יכולים לסייע להורים ולצמצם ככל ניתן את הפגיעה בפרודוקטיביות.

דאגתם להכין את הארגון לתקופת החופש הגדול? – אם כך, זה גם הזמן שלכם להגיש בקשת חופשה.
…ושתהיי לכולנו חופשה נהדרת ?
יש לכם טיפים משלכם? שתפו אותנו.
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין המקצועית שלנו!

Photo credit: Tom Landretti, Flicker CC

שתף: